MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO 231/01
WHISTLEBLOWING - SEGNALAZIONI
La società, impegnandosi nella promozione di comportamenti etici e trasparenti, ha istituito un sistema di Whistleblowing in linea con le migliori prassi internazionali e le normative vigenti inclusa la direttiva (UE) 2019/1937 e il decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24.
Questo sistema consenti di segnalare in modo sicuro eventuali comportamenti illeciti o non conformi ai principi etici stabiliti nel Codice Etico o nelle altre disposizioni applicabili.
Deputato a ricevere le segnalazioni è un organo esterno specificamente formato e individuato, in considerazione delle dimensioni di Tecnosystem Srl nell’avvocato Tommaso Levi del Foro di Torino, individuato anche come Odv della società.
La segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse:
1. la prima busta contiene i dati identificativi di chi segnala unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
2. la seconda busta contiene la segnalazione e l’eventuale documentazione allegata, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa priva dell’indicazione del mittente con spedizione presso la segreteria amministrativa della Società in via Rivalta, 38, Volvera, 10040, Torino, indicando come destinatario l’avvocato Tommaso Levi e la dicitura “Segnalazione Riservata”.
La lettera inoltrata deve indicare un recapito per l’invio delle comunicazioni di riscontro e aggiornamento previste.
La segreteria amministrativa, ricevuta la missiva, provvederà immediatamente ad inoltrarla all’avvocato Tommaso Levi, senza prendere cognizione del contenuto.
In alternativa all’invio di una segnalazione scritta, il segnalante ha altresì facoltà di effettuare la medesima in forma orale, mediante dichiarazione rilasciata avanti all’avvocato Tommaso Levi.
In tale ipotesi il segnalante dovrà inviare, all’indirizzo di posta elettronica certificata (tommasolevi@pec.ordineavvocatitorino.it) la richiesta di essere sentito (la richiesta deve avere in oggetto l’indicazione: “richiesta di audizione in base alla procedura whistleblowing”).
L’avvocato Tommaso Levi, ricevuta l’istanza, provvede a convocare il segnalante in un tempo ragionevole (non oltre 7 giorni dal ricevimento della richiesta); della dichiarazione orale, previo consenso della persona segnalante, viene redatto un processo verbale, sottoscritto dall’avvocato Tommaso Levi e dal segnalante, il quale ha diritto di riceverne copia.
La segnalazione deve contenere una descrizione il più possibile dettagliata e circostanziata, basata su elementi di fatto precisi e concordanti e non su semplici supposizioni, delle condotte illecite e/o delle violazioni del Modello/Codice Etico/protocolli/procedure e/o dei comportamenti volti ad occultare le suddette violazioni nonché degli eventuali soggetti che si ritengono responsabili, al fine di agevolare l’istruttoria e gli accertamenti che si rendessero opportuni; essa può essere corredata dalla documentazione di supporto nonché dall’indicazione di eventuali testimoni.
Non è necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi; è sufficiente che, in base alle proprie conoscenze, ritenga probabile che si sia verificato un fatto illecito e/o una violazione nel senso sopra indicato.
La segnalazione deve essere sottoscritta dal segnalante, con allegazione di fotocopia di documento di identità.
Le segnalazioni anonime non possono costituire elemento di prova e sono prese in considerazione unicamente per l’effettuazione di ulteriori approfondimenti solo ove abbiano un contenuto sufficientemente dettagliato e circostanziato, altrimenti alle stesse non può essere dato alcun seguito.
Nel caso in cui la persona segnalante sia successivamente identificata, essa gode delle protezioni e tutele previste nella presente procedura; a tali fini, le segnalazioni anonime sono archiviate dall’organo di controllo e conservate per 5 anni.
1. Introduzione e scopo della procedura.
La legge n. 179/2017 recante: “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” ha introdotto una analitica disciplina del “whistleblowing”, cioè dell’attività di segnalazione di condotte illecite, prevedendo altresì la necessità di assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante contro possibili ritorsioni e discriminazioni.
Successivamente, è intervenuto a disciplinare la materia il D.Lgs. n. 24/2023 che, ampliando la portata della precedente normativa, ha recepito nell’ordinamento interno la direttiva Ue n. 2019/1937 finalizzata a dettare una disciplina uniforme del whistleblowing negli Stati membri.
La presente procedura detta regole specifiche per le segnalazioni di condotte illecite ed integra, anche sotto il profilo disciplinare, i contenuti del Modello di organizzazione, gestione e controllo nonché del Codice Etico di TECNOSYSTEM S.R.L.
Sono espressamente escluse dalla presente procedura tutte le segnalazioni attinenti
alla materia della salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008).
2. Destinatari
Destinatari della presente procedura sono:
1. le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione di TECNO Sono altresì destinatari coloro che, anche in via di fatto e senza alcun incarico formale, esercitano la gestione e/o il controllo della Società ( “soggetti apicali”);
2. le persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti apicali;
3. i soci, i membri degli organi sociali, i collaboratori, partner, fornitori, consulenti, liberi professionisti e, più in generale, chiunque intrattenga una relazione di interessi con la Società;
3. Principali definizioni
Ai fini di una piena comprensione degli adempimenti, delle modalità procedurali e delle garanzie previste nella presente procedura, si indicano di seguito le principali definizioni mutuate dal D.Lgs. n. 24/2023:
A. “informazioni sulle violazioni”: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all'autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
B. “segnalazione” o “segnalare”: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni.
C. “segnalazione interna”: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna prevista dalla presente procedura.
D. “persona segnalante”: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo.
E. “facilitatore”: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
F. “contesto lavorativo”: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, nell’ambito di un rapporto giuridico con Tecnosystem S.R.L., attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
G. “persona coinvolta”: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.
H. “ritorsione”: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
I. “seguito”: l'azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate.
J. “riscontro”: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
4. Cosa si può segnalare
I destinatari della presente procedura inviano segnalazioni circostanziate, di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, aventi ad oggetto:
- condotte illecite: comportamenti, attivi od omissivi, che possono integrare, anche solo a livello di tentativo, uno o più dei reati-presupposto della responsabilità di TECNO previsti dal D.lgs. n. 231/01 e dalla Legge n. 146/2006 (relativa ai reati transnazionali);
- violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo nel suo complesso, compreso il Codice Etico e i protocolli/procedure dagli stessi richiamati.
Le segnalazioni disciplinate dalla presente procedura non possono avere ad oggetto contestazioni, rivendicazioni o richieste concernenti esclusivamente il proprio rapporto individuale di lavoro ovvero riguardare il proprio rapporto di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (ad esempio vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore) o questioni di natura esclusivamente personale e non attinenti al contesto lavorativo.
Si ricorda che la disciplina contenuta nella presente procedura non esclude né limita le facoltà del segnalante, venuto a conoscenza delle condotte illecite come sopra descritte, di rivolgersi direttamente alla Autorità Giudiziaria competente.
Si precisa che non è punibile chi riveli o diffonda informazioni su violazioni coperte da obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali o riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi siano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fossero necessarie per svelare la violazione.
Salvo che il fatto possa costituire un reato, la persona segnalante non incorre in responsabilità per l’acquisizione di informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle medesime.
La responsabilità non può però escludersi per i comportamenti, attivi od omissivi, che non siano collegati alla segnalazione e che non siano strettamente necessari a rivelare la violazione (come si verificherebbe nel caso di un abusivo accesso ad un sistema informatico aziendale per acquisire informazioni sulla violazione, accesso abusivo sanzionabile penalmente).
Quando notizie e documenti che sono comunicati all'organo deputato a riceverli siano oggetto di segreto aziendale, professionale o d’ufficio, costituisce violazione del relativo obbligo di segreto la rivelazione con modalità eccedenti rispetto alle finalità dell’eliminazione dell'illecito e, in particolare, la rivelazione al di fuori del canale di comunicazione specificamente predisposto a tal fine.
La presente procedura non trova applicazione in relazione a segnalazioni di violazioni concernenti la sicurezza nazionale, appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea.
5. A chi segnalare
Deputato a ricevere le segnalazioni è un organo esterno specificamente formato e individuato, in considerazione delle dimensioni di Tecnosystem Srl nell’avvocato Tommaso Levi del Foro di Torino, individuato anche come Odv della società
Nel caso in cui la segnalazione sia per errore indirizzata dal segnalante a soggetto diverso (ad esempio il superiore diretto, la Segreteria Amministrativo/Contabile) e il segnalante dichiari di voler beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing o tale volontà sia comunque desumibile dalla segnalazione, quest’ultima è considerata “segnalazione whistleblowing” e il destinatario dovrà trasmetterla immediatamente, e comunque entro 7 giorni dal ricevimento, senza trattenerne copia, all’avvocato Tommaso Levi, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante e, in ogni caso, mantenendo rigoroso riserbo sull’identità del medesimo e degli altri soggetti coinvolti nonché sui contenuti della segnalazione eventualmente appresi.
Nell’ipotesi in cui la segnalazione riguardi il componente dell’organo esterno (avvocato Tommaso Levi), essa dovrà essere inoltrata alla Segreteria Amministrativo/Contabile secondo le modalità previste dal paragrafo 6.
La Segreteria, ricevuta la segnalazione, ne informa gli Amministratori secondo le modalità indicate dalla presente procedura affinché gli stessi possano adottare i provvedimenti ritenuti necessari a seguito dell’attività espletata.
6. Come segnalare
La segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse:
3. la prima busta contiene i dati identificativi di chi segnala unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
4. la seconda busta contiene la segnalazione e l’eventuale documentazione allegata, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa priva dell’indicazione del mittente con spedizione presso la segreteria amministrativa della Società in via Rivalta, 38, Volvera, 10040, Torino, indicando come destinatario l’avvocato Tommaso Levi e la dicitura “Segnalazione Riservata”.
La lettera inoltrata deve indicare un recapito per l’invio delle comunicazioni di riscontro e aggiornamento previste.
La segreteria amministrativa, ricevuta la missiva, provvederà immediatamente ad inoltrarla all’avvocato Tommaso Levi, senza prendere cognizione del contenuto.
In alternativa all’invio di una segnalazione scritta, il segnalante ha altresì facoltà di effettuare la medesima in forma orale, mediante dichiarazione rilasciata avanti all’avvocato Tommaso Levi.
In tale ipotesi il segnalante dovrà inviare, all’indirizzo di posta elettronica certificata (tommasolevi@pec.ordineavvocatitorino.it) la richiesta di essere sentito (la richiesta deve avere in oggetto l’indicazione: “richiesta di audizione in base alla procedura whistleblowing”).
L’avvocato Tommaso Levi, ricevuta l’istanza, provvede a convocare il segnalante in un tempo ragionevole (non oltre 7 giorni dal ricevimento della richiesta); della dichiarazione orale, previo consenso della persona segnalante, viene redatto un processo verbale, sottoscritto dall’avvocato Tommaso Levi e dal segnalante, il quale ha diritto di riceverne copia.
La segnalazione deve contenere una descrizione il più possibile dettagliata e circostanziata, basata su elementi di fatto precisi e concordanti e non su semplici supposizioni, delle condotte illecite e/o delle violazioni del Modello/Codice Etico/protocolli/procedure e/o dei comportamenti volti ad occultare le suddette violazioni nonché degli eventuali soggetti che si ritengono responsabili, al fine di agevolare l’istruttoria e gli accertamenti che si rendessero opportuni; essa può essere corredata dalla documentazione di supporto nonché dall’indicazione di eventuali testimoni.
Non è necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi; è sufficiente che, in base alle proprie conoscenze, ritenga probabile che si sia verificato un fatto illecito e/o una violazione nel senso sopra indicato.
La segnalazione deve essere sottoscritta dal segnalante, con allegazione di fotocopia di documento di identità.
Le segnalazioni anonime non possono costituire elemento di prova e sono prese in considerazione unicamente per l’effettuazione di ulteriori approfondimenti solo ove abbiano un contenuto sufficientemente dettagliato e circostanziato, altrimenti alle stesse non può essere dato alcun seguito.
Nel caso in cui la persona segnalante sia successivamente identificata, essa gode delle protezioni e tutele previste nella presente procedura; a tali fini, le segnalazioni anonime sono archiviate dall’organo di controllo e conservate per 5 anni.
7. Cosa fa l’organo di controllo a seguito di una segnalazione.
7.1 Registrazione della segnalazione.
L’organo esterno che riceve la segnalazione, nell’espletamento delle attività previste dalla presente procedura, assicura la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte nella segnalazione (ad esempio il “facilitatore” anche con riferimento all’attività di assistenza da questo posta in essere).
Ricevuta la segnalazione, l’organo di controllo provvede ad iscriverla su un apposito “Registro informatico delle segnalazioni”, attribuendo alla medesima un codice alfanumerico progressivo di identificazione con indicazione dell’oggetto della stessa.
Sul Registro sono poi annotati gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento della disamina della segnalazione, sulla conclusione del procedimento e sulle misure eventualmente adottate.
Il codice identificativo (alfanumerico) è comunicato con avviso al segnalante entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione.
L'avviso suddetto deve altresì contenere una comunicazione chiara circa il fatto che è sempre facoltà del segnalante, nonostante la segnalazione interna effettuata, di adire la Polizia Giudiziaria e/o l'Autorità Giudiziaria.
Nel “Registro informatico della segnalazioni” non devono essere trascritti i nomi del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti eventualmente coinvolti nelle segnalazioni, nonché altre informazioni (ad esempio posizione aziendale, numero di cellulare) che ne consentano l’identificazione.
Non devono essere riportati neppure i nominativi (e gli ulteriori dati succitati) di terzi soggetti connessi al segnalante, che possano aver assistito il segnalante medesimo nel processo di segnalazione nel contesto lavorativo (cosiddetti “facilitatori”).
Tutta la documentazione oggetto della presente procedura (Registro, segnalazioni, documenti di supporto, verbali redatti nello svolgimento dell’attività istruttoria, esiti di quest’ultima) è conservata a cura del medesimo organo di controllo in un archivio dedicato cui può accedere unicamente il medesimo.
Le cartelle informatiche che conservano la documentazione sono protette da specifica password volta ad impedire l’accesso di terzi.
Il soggetto segnalante ha la possibilità di conoscere lo stato di avanzamento della pratica inviando richiesta all’indirizzo e-mail dedicato ed utilizzando il codice alfanumerico ricevuto.
7.2 Verifica preliminare
Ricevuta e classificata la segnalazione l’organo esterno, entro il termine di 20 giorni, provvede ad una prima analisi della stessa al fine di verificarne l’ammissibilità.
In caso di:
1. assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti (ad esempio perché è segnalata una controversia attinente solo il proprio rapporto di lavoro);
2. contenuto generico della segnalazione che impedisca la comprensione dei fatti;
3. allegazione di documentazione non pertinente al contenuto della segnalazione o comunque inidonea a consentire accertamenti,
l’organo di controllo può richiedere integrazioni al segnalante.
Nel caso in cui non sia possibile colmare le lacune riscontrate, l’organo di controllo procede all’archiviazione della segnalazione, redigendo motivazione scritta di tale decisione e dandone comunicazione al segnalante.
Ove risulti che la segnalazione archiviata in sede di verifica preliminare sia stata redatta con dolo o colpa grave, l’organo di controllo ne dà comunicazione, con invio di tutta la documentazione e indicazione delle identità dei soggetti coinvolti, alla Segreteria Amministrativo/Contabile ed all’Amministratore con delega per la gestione dei rapporti di lavoro (che svolge anche le funzioni di organismo di vigilanza) affinché possano essere adottati gli eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del segnalante.
E’ fatta in ogni caso salva, in tale ultima ipotesi, l’eventuale responsabilità civile/penale dello stesso.
7.3 L’attività istruttoria.
L’organo esterno, a seguito della verifica preliminare ed entro il termine complessivo di 3 mesi a decorrere dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione (o a decorrere dalla scadenza del termine di 7 giorni dal ricevimento della medesima, qualora non sia stato possibile inoltrare l’avviso al segnalante):
- svolge l’attività istruttoria ritenuta necessaria, nell’esercizio dei poteri riconosciutigli dal Modello di organizzazione e gestione, al fine di fornire riscontro alla segnalazione nei termini previsti. Tutta l’attività deve essere documentata e le eventuali audizioni integralmente verbalizzate, ivi comprese le domande poste.
A mero titolo di esempio, l’organo esterno può: chiedere al segnalante integrazioni; ascoltare il segnalante e/o le persone dal medesimo indicate; ascoltare il segnalato, se questi vi consente e solamente ove ciò non possa pregiudicare gli esiti di eventuali successivi accertamenti, anche in sede giudiziaria.
Se il segnalato ne fa richiesta, l’organo esterno deve procedere alla sua audizione, anche mediante acquisizione di memorie e documenti dal medesimo provenienti.
La suddetta attività deve essere espletata con modalità tali da assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e del segnalato e delle altre persone eventualmente coinvolte e senza che il segnalato ne possa conoscere l’identità.
Al termine dell’attività istruttoria:
- se la segnalazione è ritenuta infondata, l’organo esterno provvede ad archiviare la stessa, dandone comunicazione al segnalante; ove risulti che la stessa sia stata presentata dal segnalante con dolo o colpa grave, l’organo esterno provvede a darne comunicazione, con invio di tutta la documentazione e indicazione delle identità dei soggetti coinvolti, alla Segreteria Amministrativo/Contabile ed all’Amministratore con delega per la gestione dei rapporti di lavoro (che svolge anche le funzioni di organismo di vigilanza) affinché possano essere adottati gli eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del segnalante.
E’ fatta in ogni caso salva, in tale ultima ipotesi, la responsabilità civile /penale del segnalante medesimo;
- ove invece la segnalazione sia ritenuta fondata, l’organo esterno provvede, previa informativa al segnalante, a dare comunicazione della segnalazione, con invio di tutta la documentazione ed indicazione delle identità di tuti i soggetti coinvolti, alla Segreteria Amministrativo/Contabile ed all’Amministratore con delega per la gestione dei rapporti di lavoro (che svolge anche le funzioni di organismo di vigilanza) affinché possa provvedere all’attivazione dei procedimenti per l’adozione dei provvedimenti del caso (i.e. denuncia all’autorità giudiziaria, provvedimenti disciplinari, etc.).
Si ricorda che, in ogni caso, le persone coinvolte possono inviare all’organo di controllo osservazioni scritte e documenti.
8. Tutela della riservatezza
Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, la stessa, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del medesimo, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
In tale ultimo caso, nonché nelle ipotesi in cui la rivelazione dell’identità del segnalante o di altre informazioni sia indispensabile ai fini della difesa del segnalato, viene dato avviso al segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della possibile comunicazione dei dati riservati.
9. Trattamento dei dati personali
Nello svolgimento degli adempimenti previsti dalla presente procedura di gestione, i dati debbono essere trattati nel pieno rispetto del Regolamento UE 2016/679 e del D.Lgs. n. 196/2003 e successive modifiche ed integrazioni, nonché in conformità alla disciplina ed alle procedure adottate da Tecnosystem S.R.L. in materia di tutela dei dati personali.
I dati personali che, manifestamente, non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.
I diritti riconosciuti in ambito privacy dagli articoli da 15 a 22 (diritto di accesso, diritto di rettifica, diritto alla cancellazione, diritto di limitazione al trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione, e diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona) del Regolamento UE n. 679/2016 (Regolamento privacy), non possono essere esercitati qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvi particolari obblighi (ad esempio in ambito giudiziario e di tutela dei diritti/interessi legittimi).
10. Tutela contro le ritorsioni e discriminazioni
E’ fatto assoluto divieto di compiere atti di ritorsione o atti di natura discriminatoria, di qualsivoglia natura, diretti o indiretti (quali ad esempio: applicazione di sanzioni, demansionamenti o mancate promozioni, licenziamenti, trasferimenti, applicazione di misure organizzative aventi effetti negativi sulle condizioni di lavoro, note di merito negative o referenze negative, ostracismo, molestie, mancato rinnovo del contratto di lavoro, conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi, il declassamento di un fornitore) in danno del segnalante e che siano in qualsivoglia modo collegati alla segnalazione, anche esterna, da questi effettuata o all’eventuale denuncia all’autorità giudiziaria direttamente presentata o alla divulgazione pubblica.
Tali divieti operano anche in favore di:
1. eventuali facilitatori/testimoni;
2. persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante o della persona che ha sporto denuncia/querela all’autorità giudiziaria o che effettua una divulgazione pubblica e che sono legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. colleghi di lavoro del segnalante o della persona che ha sporto denuncia/querela all’autorità giudiziaria o che ha effettuato una divulgazione pubblica e che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente;
4. enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia/querela all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
E’ fatto divieto di prendere provvedimenti di qualsivoglia natura nei confronti del segnalato e delle altre persone indicate, in assenza della prescritta istruttoria da parte dell’organo esterno incaricato di ricevere le segnalazioni e dell’ulteriore procedura di contestazione disciplinare effettuata dalle funzioni aziendali competenti.
L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni e nei confronti degli altri soggetti sopra indicati, può essere denunciata all’ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione, sito web: www.anticorruzione.it) che provvederà a darne comunicazione all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti del caso.
Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante e degli altri soggetti sopra indicati è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell'articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti degli stessi.
E’ onere del datore di lavoro/committente, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, adozione di misure organizzative/contrattuali aventi effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro o sul rapporto contrattuale, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.
Se uno dei destinatari della presente procedura formula una domanda risarcitoria all’autorità giudiziaria e dimostra di aver effettuato una segnalazione, una divulgazione pubblica o una denuncia/querela all’autorità giudiziaria e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza della segnalazione o divulgazione pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria.
Le tutele previste si applicano anche nell’ipotesi in cui la segnalazione avvenga:
1. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sono acquisite durante il processo di selezione o in altra fase precontrattuale;
2. durante il periodo di prova;
3. dopo la fine del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
11. Illeciti disciplinari e contrattuali
Costituisce illecito disciplinare, sanzionato nelle forme e con le modalità previste dal sistema disciplinare di cui al capitolo 7 del Modello di organizzazione e gestione:
- la violazione delle misure di tutela del segnalante/segnalato e delle altre persone coinvolte nonché degli obblighi di riservatezza;
- la commissione di ritorsioni o l’ostacolo alla segnalazione;
- l’effettuazione, con dolo o colpa grave, di segnalazioni rivelatesi infondate.
Nel caso in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, alla persona denunciante o segnalante è irrogata una sanzione disciplinare nelle forme e con le modalità previste dal sistema disciplinare di cui al capitolo 7 del Modello di organizzazione e gestione.
In caso gli illeciti siano commessi da terzi con cui Tecnosystem S.R.L. intrattenga un rapporto giuridico di qualsivoglia natura, quest’ultima potrà adottare le misure di natura contrattuale più opportune ivi compresa la risoluzione del contratto ed il risarcimento dei danni.
12. Flussi di comunicazione
Con cadenza annuale, l’organo esterno, nel rigoroso rispetto della riservatezza delle persone interessate e adottando i più opportuni accorgimenti al fine di evitare ritorsioni e/o discriminazioni anche indirette dei medesimi, informa gli Amministratori dell’attività svolta ai sensi della presente procedura.
Nella relazione possono essere unicamente presentati dati aggregati non nominativi (numero e tipologia delle segnalazioni ricevute; esito delle stesse ed eventuali provvedimenti disciplinari adottati).
13. Informazione e formazione
TECNO promuove la conoscenza della presente procedura tra tutti i propri dipendenti programmando una sessione informativa.
La procedura in oggetto è altresì resa nota, anche mediante forme semplificate, ai soggetti esterni con cui Tecnosystem S.R.L. intrattiene rapporti di interesse.
MODULO 1: SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING
All’Organo esterno
di Tecnosystem S.R.L.
c/o segreteria amministrativa
Riservata Personale
Oggetto: segnalazione condotte illecite
La/il sottoscritta/o Nome:… Cognome: …., nata/o a …………residente in ……, Telefono:…………, Email: ……. Mansione :………, (contenuto prima busta con allegazione documento di identità)
segnala quanto segue (fornire descrizione dettagliata del fatto e di quando sarebbe accaduto, ivi compreso il nominativo del soggetto segnalato con indicazione di mansione/reparto, contenuto seconda busta):
…………………………………
Eventuali Testimoni:
Cognome……………………………………..
Nome…………………………………………….
Telefono ………………………………………..
Email:…………………………………………
Mansione/reparto……………………………..
Eventuali documenti allegati:
……………………………………..
Allega fotocopia documento di identità
Data,……………….
Firma